Doküman Adı:

EKS DIŞ TİCARET A.Ş  Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası

 

Hedef Kitle:

EKS DIŞ TİCARET A.Ş tarafından kişisel verileri işlenen çalışanlar, çalışan adayları, tedarikçiler, hissedarlar, şirket yetkilileri, işbirliği içinde olunan şirket çalışanları ve benzeri muhatap tüm gerçek kişiler.

 

İşbu Politika değişen mevzuata uyum sağlamak amacıyla zaman zaman güncellenecektir.

 

 

1.  AMAÇ

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK”) 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır. KVKK, kişisel verileri işlenen gerçek kişilerin Anayasa tarafından da korunan özel hayatın gizliliği de dâhil olmak üzere gerçek kişilerin temel hak ve hürriyetlerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülüklerini belirlemektedir.

 

İşbu Politika’nın amacı, EKS DIŞ TİCARET A.Ş  ve Grup Şirketleri’nin (EKSf ) ilgili kişilere ait kişisel verilerin KVKK’ya uyumlu bir şekilde işlenmesini ve korunmasını sağlamak için uygulama kurallarını ve ilgili yükümlülükleri tanımlamaktır.

 

2.  KAPSAM

Bu Politika kapsamında; müşteriler, gerçek müşteriler, çalışan adayları, çalışanlar, şirket hissedarları, şirket yetkilileri, ziyaretçiler, işbirliği içinde olunan şirketlerin çalışanları, hissedarları ve yetkilileri ve üçüncü kişiler otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen gerçek kişiler bulunmaktadır. Politika, EKS’nın sahibi olduğu ya da EKS tarafından yönetilen, tüm kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına yönelik yürütülen faaliyetlerde uygulanmaktadır.

 

Bu Politika, KVKK ve ilgili diğer mevzuat uyarınca hazırlanmıştır.

 

EKS ; bünyesindeki tüm çalışanlara, şirket varlıklarını uygun şekilde korumalarını sağlamak için yeterli eğitim ve yardımcı referans materyalleri temin edecektir.

 

Bu Politika, EKS’de bulunan herkesin bilmesinin ve sürekli olarak uymasının beklendiği temel kontrol tedbirlerini tanımlamaktadır.

 

3.  TANIM ve KISALTMALAR

Bu bölümde Politika’da geçen özel terim ve deyimler, kavramlar, kısaltmalar vb. kısaca açıklanır.

 

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye ve özgür iradeye dayanarak açıklanan ve veri işleme amacıyla sınırlı olarak verilen onay.

 

Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.

 

EKS: EKS DIŞ TİCARET A.Ş  ve Grup Şirketleri.

 

Çalışan: EKS çalışanı

 

Grup Şirketi: EKS DIŞ TİCARET A.Ş’nin ve/veya hissedarlarının doğrudan veya dolaylı olarak, ayrı ayrı ya da birlikte, sermayesinin, kar payının veya oy kullanma hakkının en az %50’sine sahip olduğu şirketlerin hukuki bir varlık olarak tüzel kişiliğini ifade eder. Bu tanıma ilgili Şirketlerin Yönetim Kurulları tarafından karar alınması ve kurulu bulundukları ülkedeki mevzuat hükümlerine ek olmak kaydıyla, EKS DIŞ TİCARET A.Ş.’nin ve/veya hissedarlarının yukarıdaki oranı sağlamayacak şekilde sahip olduğu şirketler de dahildir.

 

Hizmet Sağlayıcısı: EKS’nin hizmet aldığı ve/veya verdiği şirket (tedarikçi, taşeron, müşteri vb.) çalışanı.

 

Kişisel Veri Sahibi (İlgili Kişi): Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

 

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

 

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

 

Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu

 

Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumu

 

KVKK: 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

 

Özel Nitelikli Kişisel Veri: KVKK’nın 6. maddesinde tanımlanan nitelikteki veri.

 

Politika: EKS  Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası.

 

Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişidir.

 

Veri Sorumlusu: Kişisel verileri işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu ve Veri Sorumluları Sicili’ne kayıt yaptırmakla yükümlü gerçek veya tüzel kişidir.

 

4.  ROL VE SORUMLULUKLAR

 

4.1  Veri Sorumlusu

KVKK uyarınca kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem kişisel verilerin işlenmesi anlamına gelmektedir.

 

EKS, veri tabanında kayıtlı olan kişisel verilerin, işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyerek, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olup ve Veri Sorumluları Sicili açıldığında veri sorumlusu kaydını gerçekleştirerek kayıtlı veri sorumlusu sıfatına haiz olacağını beyan eder.

 

4.2  Veri Sorumlusu Temsilcisi

EKS bünyesinde yer alan tüm Grup Şirketleri için Veri Sorumluları Sicili kurulduğu zaman söz konusu sicile kayıt için gerekli olan veri sorumlusu temsilcisi ataması gerçekleştirecek olup, işbu kişi tüm kişisel verilerin korunması ve işlenmesi, güvenlik önlemlerinin alınması ve düzenli denetimlerin yapılması faaliyetlerinin yönetilmesi ve yürütülmesinden sorumlu bir uzman olacaktır.

 

4.3  Veri İşleyen

EKS’nin verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiler (Örneğin; yükleniciler, tedarikçiler gibi) veri işleyenler olarak kabul edilecektir.

 

Kişisel verilerin EKS adına başka bir gerçek veya tüzel kişi tarafından işlenmesi halinde ise veri sorumlusu olarak EKS ile veri işleyen kişiler tedbirlerin alınması konusunda müştereken sorumlu olurlar. EKS; veri sorumlusu olarak, kendisi ile kişisel verilerini paylaşan ilgili kişilere sağladıkları güvenin; iş ortakları, hizmet sağlayıcı, tedarikçi ve yüklenicileri tarafından da aynı şekilde sürdürülmesinin sağlanması için periyodik olarak, veri işleyenlerin işbu politika uyumunu denetler.

 

5.  HUKUKİ YÜKÜMLÜLÜKLER

KVKK uyarınca EKS kişisel verilerin korunması ve işlenmesi kapsamında hukuki yükümlülükleri bulunmaktadır. Söz konusu yükümlülükler şu şekilde sıralanmaktadır:

 

5.1  Aydınlatma Yükümlülüğü

EKS, kişisel verilerin toplanması sırasında, ilgili kişiyi aydınlatmak ve bu kapsamda ilgili kişiye aşağıdaki hususlarda bilgi vermekle yükümlüdür:

 

·      Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,

·      Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,

·      İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,

·      Kişisel verileri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,

·      İlgili kişinin hakları.

 

EKS aydınlatma yükümlülüğü kapsamında; farklı araçlar ile ilgili kişileri kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin bilgilendirecektir. Ayrıca EKS kamuoyuna açık politikaların kişisel veri sahipleri tarafından anlaşılabilir olmasına önem vermektedir. EKS’nin internet sayfalarında yukarıda ifade edilen hususlara ilişkin bilgiler yer almaktadır.

 

İlgili kişilerin ne şekilde bilgilendirileceğine dair hangi araçların kullanılacağı iç politikalar ile belirlenmiştir.

 

5.2  Bilgilendirme Yükümlülüğü

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca, kişisel verinin temin edildiği ilgili kişinin kişisel verilerinin korunmasına ilişkin hakları işbu Politika’nın 11. Bölümü’nde belirtildiği gibidir. KVKK’nın 13. maddesi uyarınca EKS söz konusu haklara ilişkin iletilen talepleri değerlendirerek; ilgili kişileri bilgilendirmekle yükümlü olup, işbu bildirim yasal mevzuat kapsamında belirlenen süre içinde gerçekleştirilecektir.

 

Söz konusu talepler, ilgili kişiler tarafından yazılı olarak veya Kurul tarafından belirlenecek diğer yöntemlerle EKS’ye iletilmelidir. EKS, Kurul’un bu konudaki kararına aykırılık teşkil etmemek üzere ilgili kişiye başvuru konusunda daha fazla olanak sağlamaya çalışır.

 

5.3  Veri Güvenliğini Sağlama Yükümlülüğü

EKS’nin veri sorumlusu sıfatıyla, KVKK’nın 12. maddesinden kaynaklı, veri güvenliğine ilişkin yükümlülükleri işbu Politika’nın 10. Bölümü’nde belirtilmektedir.

 

5.4  Veri Sorumluları Siciline Kaydolma Yükümlülüğü

EKS, KVKK’nın 16. maddesi uyarınca, Kurul tarafından belirlenen ve ilan edilen süre içinde Veri Sorumluları Sicili’ne kayıt yaptırmakla yükümlüdür.

 

KVKK’nın 16/3 maddesi uyarınca; işlenen kişisel verinin niteliği, sayısı, veri işlemenin kanundan kaynaklanması veya üçüncü kişilere aktarılma durumu gibi Kurul tarafından belirlenecek objektif kriterler göz önünde bulundurularak, sicile kaydolma zorunluluğuna Grup Şirketleri’nden bir kısmı için istisna getirilebilir.

 

6.  KİŞİSEL VERİLERİN SINIFLANDIRILMASI

 

6.1  Kişisel Veriler

KVKK kişisel verileri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi olarak tanımlamaktadır. Bu bağlamda, kişinin verilerinin belli veya belirlenebilir olması (bir başka bilgi ile bir araya getirildiğinde kişiye ulaşılması) gerekmektedir. Bir kişinin adı,  soyadı, doğum tarihi ve yeri, kimlik, sosyal güvenlik numarası, telefon numarası, adresi, görüntüleri, ödeme bilgileri, sağlık bilgileri ve benzeri bilgiler kişisel veri tanımına girmektedir.

 

KVKK’nın konusu, verisi işlenen gerçek kişiler olup; tüzel kişiler kapsam dışında bırakılmıştır. Bu nedenle, bir tüzel kişinin sicil numarası, ticaret unvanı ve sicil bilgileri gibi içerisinde gerçek kişiye ait bilgi içermeyen bilgiler, KVKK gereğince kişisel veri olarak korunmamaktadır.

 

6.2  Özel Nitelikli Kişisel Veriler

Özel nitelikli kişisel veriler; öğrenildiği takdirde ilgili kişinin mağdur olmasına veya ayrımcılığa maruz kalmasına neden olabilecek nitelikteki bilgiler olup; KVKK’nın 6. maddesinin birinci fıkrasında şu şekilde sayılmaktadır: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti, ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri. Özel nitelikli kişisel verilerin kanunda açıkça yetki verilen durumlar dışında ilgilinin açık rızası olmaksızın işlenmesi yasaktır.

 

Bu kapsamda; EKS tarafından bu tür kişisel veriler KVKK gereği işlenmesine izin verilen durumlar dışında işlenmez veya ilgilinin açıkça rızası alınarak KVKK’nın 6. maddesi uyarınca belirtilen şartlara uygun olarak işlenir.

 

7.  KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ POLİTİKASI

 

7.1  Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin uyulacak ilkeler

Toplanan tüm kişisel veriler, KVKK’nın 4. maddesinde sayılan ilkelere uygun ve 5. ve 6. maddelerinde belirtilen şartlar ile uyumlu bir şekilde işlenmelidir. EKS, KVKK’nın 4. maddesi uyarınca; kişisel verilerin işlenmesi konusunda hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel, belirli, açık ve meşru amaçlar güderek, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü biçimde, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza ederek kişisel verileri işlemekle sorumludur.

 

Bu demektir ki;

 

-EKS kişisel verilerin işlenmesi sırasında kanunların ve diğer hukuki düzenlemelerin öngördüğü ilkelere uygun şekilde hareket etme mecburiyetindedir.

-EKS dürüstlük kurallarına uygun olmanın gereği kişisel verilerin işlenmesi sırasında şeffaf olmalı, bilgilendirme ve aydınlatma yükümlülüğüne uymalıdır.

-EKS kişisel verileri meşru ve belirli sebeplerle, yani ancak yasal olarak açıkça, belirli ve hukuka uygun olan sınırlı amaçlarla işlemelidir.

-EKS kişisel verileri yürütmekte olduğu faaliyetlere bağlı olarak işlemelidir.

-EKS kişisel verileri gerekli olduğu ölçüde işlemelidir. Bu kapsamda orantılık ilkesi dikkate alınmalıdır ve kişisel veriler amacın gerektirdiği dışında kullanılmamalıdır. Ayrıca amaca ulaşmayı sağlayacak ölçü aşılarak ihtiyaç olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınılmalıdır.

-EKS kişisel verileri, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmelidir (bkz. 9. Bölüm) ve bu sürenin sona ermesine rağmen, herhangi bir gerekçe ile bu verileri anonim hale getirmeden saklamamalıdır. Kişisel verilere ilişkin mevzuatta herhangi bir süre belirlenmediği takdirde ise veri kullanım amacı ve şirket prosedürleri göz önünde tutularak makul saklama süreleri belirlenmeli ve veriler bu süre ile sınırlı şekilde saklanmalıdır. Bahsi geçen sürelerin sona ermesini takiben ise kişisel veriler, şirket prosedürleri doğrultusunda silinmeli, yok edilmeli veya anonim hale getirilmelidir.

 

7.2  EKS’nin Kişisel Verileri İşleme Amaçları

EKS kişisel verileri KVKK 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel verilerin ve özel nitelikli kişisel verilerin işlenme şartları içerisindeki amaçlarla ve koşullarla sınırlı olarak işlemektedir. Bu amaçlar ve koşullar aşağıdaki gibidir:

 

-Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin EKS’nin ilgili faaliyette bulunmasının kanunlarda açıkça öngörülmesi,

-Kişisel verilerin EKS tarafından işlenmesinin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması,

-Kişisel verilerin işlenmesinin EKS’nin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,

-Kişisel verilerin ilgili kişiler tarafından alenileştirilmiş olması şartıyla; alenileştirme amacıyla sınırlı bir şekilde EKS tarafından işlenmesi,

-Kişisel verilerin EKS tarafından işlenmesinin EKS’iın veya ilgili kişilerin veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,

-İlgili kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla EKS’nin meşru menfaatleri için kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmasının zorunlu olması,

-EKS tarafından kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmasının kişisel veri sahibinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması ve bu durumda da kişisel veri sahibinin fiili veya hukuki geçersizlik nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunması,

-Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler açısından kanunlarda öngörülmüş olması,

-Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri açısından ise kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesidir.

 

Bu kapsamda EKS , kişisel verilerinizi aşağıdaki amaçlarla işlemektedir:

 

-Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve icrası,

-Kurumsal sürdürülebilirlik faaliyetlerinin planlanması ve icrası,

-Etkinlik yönetimi,

-İş ortakları veya tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimi,

-EKS personel temin süreçlerinin yürütülmesi,

-Şirket ve Grup Şirketleri personel temin süreçlerine destek olunması,

-EKS finansal raporlama ve risk yönetimi işlemlerinin icrası/takibi,

-EKS hukuk işlerinin icrası/takibi,

-Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası,

-Kurumsal yönetim faaliyetlerinin planlanması ve icrası,

-Şirketler ve ortaklık hukuku işlemlerinin gerçekleştirilmesi,

-Talep ve şikâyet yönetimi,

-EKS değerlerinin güvenliğinin sağlanması,

-Grup Şirketleri’ne ilgili mevzuata uyum konusunda destek olunması,

-EKS üst düzey yöneticilerine sağlanacak yan haklar ve menfaatlerin planlanması ve icrası süreçlerine destek olunması,

-Grup Şirketleri’nin faaliyetlerinin EKS prosedürleri ve ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesinin temini için denetim faaliyetlerinin planlanması ve icrası,

-Grup   Şirketleri’nin   şirketler   ve   ortaklık   hukuku   işlemlerinin    gerçekleştirilmesi konusunda destek olunması,

-EKS’nin itibarının korunmasına yönelik çalışmaların gerçekleştirilmesi,

-Yatırımcı ilişkilerinin yönetilmesi,

-Yetkili kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi,

-Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi.

 

Bahsi geçen amaçlarla gerçekleştirilen işleme faaliyetinin, KVKK kapsamında öngörülen şartlardan herhangi birini karşılamıyor olması halinde, ilgili işleme sürecine ilişkin olarak EKS tarafından ilgilinin açık rıza beyanı istenilmektedir.

 

7.3  Kişisel Verilerin Hukuka Uygun Olarak İşlenmesinin Sağlanması

-EKS, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi için aşağıdaki teknik tedbirleri almak,

-Kişisel verilerin kanuna uygun bir şekilde işlenmesi ve depolanması için şirket içi organizasyonu yapmak,

-Kişisel verilerin depolanacağı veri tabanlarının güvenliğini sağlamak için teknik alt yapıyı oluşturmak,

-Oluşturulan teknik alt yapının ve süreçlerin denetlenmesini sağlamak,

-Alınan teknik önlemlerin ve denetim süreçlerinin raporlanmasına ilişkin prosedürler belirlemek

 

ile yükümlüdür.

 

EKS, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi için ayrıca aşağıdaki idari tedbirleri alır:

 

-Şirket çalışanlarını kişisel verilerin hukuka uygun bir şekilde korunması ve işlenmesine ilişkin bilgilendirmek ve eğitmek,

 

-Şirket çalışanları ile yapmış olduğu sözleşmelerde, belgelerde veya politikalarda, şirket çalışanları tarafından kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesi durumlarında alınacak tedbirleri kayıt altına almak,

 

-Birlikte çalıştığı veri işleyenlerin ve ortaklarının kişisel verilerin işlenmesi faaliyetlerini denetlemek.

 

8.  KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI POLİTİKASI

 

8.1  Yurtiçinde Kişisel Verilerin Aktarımı

EKS kişisel verilerin aktarılması konusunda KVKK’da öngörülen ve Kurul tarafından alınan karar ve düzenlemelere uygun bir şekilde hareket etmekle yükümlüdür. EKS tarafından ilgililere ait kişisel veriler ve özel nitelikli veriler ilgili kişinin açık rızası olmadan başka gerçek kişilere veya tüzel kişilere aktarılamaz.

 

Şu kadar ki, KVKK ve ilgili diğer mevzuatın zorunlu kıldığı durumlarda ilgilinin açık rızası olmadan da veriler mevzuatta öngörülen şekilde ve sınırlarla bağlı olarak yetkili kılınan idari veya adli kurum ve kuruluşa aktarılabilir.

 

Ayrıca, KVKK’nın 8. maddesinde öngörülen şekilde, KVKK’nın 5. maddesinin ikinci fırkasında (örneğin bir sözleşmenin kurulması veya ifası için zorunlu olması ya da hukuki bir yükümlülüğümüzün yerine getirilmesi gibi) veya özel nitelikli kişisel veriler için KVKK’nın 6. maddesinin üçüncü fıkrasında öngörülen durumlarda ilgilinin rızası olmaksızın aktarılabilir.

EKS, kişisel verileri kanunda öngörülen şartlara uygun olarak ve gerekli tüm güvenlik önlemlerini alarak Türkiye’de bulunan üçüncü kişilere aktarabilir.

 

8.2  Yurtdışına Kişisel Verilerin Aktarımı

EKS, kişisel verileri Türkiye’de üçüncü kişilere aktarabileceği gibi, Türkiye’de işlenerek veya Türkiye dışında işlenip muhafaza edilmek üzere, yurt dışına da aktarabilir. KVKK’da belirtilen kişisel verilerin aktarımına ilişkin açık rızanın aranmadığı istisnai durumlarda, rızasız işleme ve aktarma şartlarına ek olarak, verinin aktarılacağı ülkede yeterli korumanın bulunması şartı aranmaktadır. Yeterli korumanın sağlanıp sağlanmadığını KVKK’nın amir hükmüne göre Kurul belirleyecek olup; yeterli korumanın bulunmaması durumunda ise, hem Türkiye’deki hem de ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi ve Kurul’un izninin bulunması gerekmektedir.

 

8.3  Hangi Kişi/Kuruluşlara Aktarım Yapılmaktadır

Yetkili kurum ve kuruluşlar:

 

Kamu tüzel kişileri, hukuken yetkili özel kişi veya kuruluşlar ile ilgili mevzuat kapsamında talep ettikleri bilgiler KVKK’nın 8/1 maddesi uyarınca paylaşılır.

 

Bölüm 7.2’ de belirtilen amaçlarla, kişisel verilerin aktarılabileceği diğer kişi veya kuruluşlar ise şunlardır; her türlü kişisel verilerin muhafazası, yetkisiz erişimlerin önlenmesi ve hukuka aykırı olarak işlenmelerini önlemek gibi veri güvenliği tedbirlerinin alınmasında EKS ile müşterek ve müteselsil sorumlu olmak üzere bağlı ortaklıklar ve/veya doğrudan/dolaylı yurtiçi/yurtdışı iştirakler ile EKS olarak faaliyetleri yürütmek üzere ilgili sözleşmeler kapsamında hizmet alınan, işbirliği içinde olunan, program ortağı olan yurt içi/yurt dışı kuruluşlar ve diğer üçüncü kişilerdir.

 

8.4  Kişisel Verilerin Hukuka Uygun Olarak Aktarılmasına İlişkin EKS Tarafından Alınan Tedbirler

Teknik açıdan alınan tedbirler:

İşlenen ve aktarılan ya da aktarım sonucu alınan kişisel verilerin, EKS bünyesinde yer alan farklı Grup Şirketleri’nce, söz konusu Grup Şirketleri bünyesi içinde yer alan farklı departmanlar ve EKS’nin KVKK’dan kaynaklanan sorumluluk ve yetki kapsamında kendi adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişilerce, yetkisiz erişim ve kullanımını engelleyecek tedbirleri alır.

 

İdari açıdan alınan tedbirler:

EKS bünyesinde yer alan farklı Grup Şirketleri’nce, söz konusu Grup Şirketleri bünyesi içinde yer alan farklı departmanlar ve EKS’nin KVKK’dan kaynaklanan sorumluluk ve yetki kapsamında kendi adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişilerce, kişisel verilere erişimin ne şekilde ve hangi işleme amacı doğrultusunda kimlere verilmesi gerektiğine ilişkin iç politika oluşturulmuştur.

 

9.  KİŞİSEL VERİLERİN MUHAFAZASI POLİTİKASI

 

9.1   İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme

EKS , KVKK’nın 7. maddesi ve 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu’nun 138. maddesi uyarınca işlediği kişisel verileri yalnızca ilgili mevzuatta öngörülen veya mevzuatta bir süre öngörülmemiş ise kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar muhafaza eder. Tutulan veriler verinin tutulma amacı sona erdikten sonra silinecek olup, bu süre ortalama olarak 2 yıl belirlenmekle birlikte mevzuat olarak daha uzun süre öngörülen veriler mevzuatta belirtildiği süreyle sistemde kalmaya devam edecektir.

 

Bu sebeple her bir kişisel veri için ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süreye ilişkin farklı bir muhafaza süresi geçerli olabilmektedir. Örneğin 213 sayılı Vergi Usul Kanunu 253. maddesi uyarınca defter ve vesikalar 5 yıl süre ile muhafaza edilmelidir.

 

Diğer bir örnek ise 15 Temmuz 2015 tarihli ve 29417 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik uyarınca, kişisel verilerin pazarlama veya tanıtım amaçları için kullanılacağına ilişkin ilgili kişi onayının geri alındığı durumlarda, kişisel verilerin kayıtları bu tarihten itibaren 1 yıl saklanmalıdır. Ticari elektronik iletinin içeriği ve gönderiye ilişkin diğer her türlü kayıt ise gerektiğinde ilgili bakanlığa sunulmak üzere 3 yıl saklanacaktır.

 

Diğer yandan, bir veri birden fazla amaç için de işlenmiş olabilir ve böyle bir durumda ilgili verinin işlenmesine neden olan tüm nedenler ortadan kalktığında ilgili veri silinir, yok edilir veya anonim hale getirilerek muhafaza edilir.

 

9.2  Kişisel Verilerin Muhafazasına İlişkin ve EKS Tarafından Alınan Tedbirler

KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine uygun olarak işlenmiş olan kişisel veriler, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde doğrudan veya ilgili kişinin talebi üzerine EKS tarafından, bu verilerin hiçbir şekilde kullanılmayacak ve geri getirilmeyecek şekilde silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi gerekmektedir. Kişisel verilerin hukuka uygun olarak yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esaslar Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca çıkarılacak olan yönetmelikte belirtilecek ilke ve kurallara uygun şekilde yerine getirilecektir.

 

Teknik açıdan alınan tedbirler:

 

EKS tarafından kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonimleştirilmesine ilişkin gerekli sistemler ve denetim mekanizmaları oluşturulur.

 

İdari açıdan alınan tedbirler:

EKS, KVKK’dan kaynaklanan sorumluluk ve yetkiye dayanarak Grup adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişileri kişisel verilerin hukuka uygun bir şekilde muhafazasına ilişkin bilgilendirmek ve farkındalık yaratmak; aynı zamanda bu kişilerle akdedilen sözleşmeler çerçevesinde kişisel verilerinin hukuka uygun şekilde muhafaza edilmesine ve silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin önlemleri almalarını sağlar.

 

EKS, KKVK’dan kaynaklanan sorumluluk ve yetkiye dayanarak Grup adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişilerinin yürüttüğü kişisel verilerin muhafazası faaliyetlerini denetlemekle sorumludur.

 

10.  KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ POLİTİKASI

 

10.1  EKS’nin Veri Güvenliğine İlişkin Yükümlülükleri

KVKK’nın 12. maddesi uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla EKS’nin veri güvenliğine ilişkin yükümlülükleri şu şekildedir:

 

Kişisel verilerin;

 

-hukuka aykırı işlenmesini önlemek,

-hukuka aykırı erişimini önlemek,

-muhafazasını sağlamak

 

için her türlü teknik ve idari tedbir almak,

 

-Kuruluşu içinde gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmak,

-Kendisi adına kişisel verileri işleyen kişilerin veya organlarında görev alan yetkililerin görevlerinden ayrılsalar dahi, görevleri sırasında öğrendikleri kişisel verileri kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklamaması ve işleme amacı dışında kullanmaması için gerekli önlemleri almak,

-İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkaları tarafından ele geçirilmesi halinde ilgilisine ve Kurul’a bildirmek

 

ile yükümlüdür.

 

10.2  EKS’nin Veri Güvenliğine İlişkin Aldığı Tedbirler

Kişisel verilerin güvenliğine ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilmesi açısından ve güvenliğin risk teşkil ettiği durumlarda hızlı bir şekilde hareket edilmesi adına, EKS aşağıda sıralanmış olan tedbirleri alır:

 

10.2.1.    Kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınan teknik ve idari tedbirler

Kişisel verinin işlenmesi, aktarılması ve muhafaza edilmesine ilişkin ilgili bölümlerde alınması gereken teknik ve idari tedbirler sayılmıştır. EKS bu tedbirleri eksiksiz olarak almak ve hukuka aykırı erişimi engellemekle yükümlü olduğu halde; yine de üçüncü kişilerin kişisel verilere hukuka aykırı erişimi söz konusu olmuş ise; kişisel verilerin korunmasına ilişkin ilgili mevzuata ve Kurul kararlarına uygun şekilde ilgililerin zarar görmemesi için teknik ve idari tüm tedbirleri alır.

 

10.2.2.   Kişisel verilerin korunması konusunda alınan tedbirler ve bunların denetimi

Şirket bünyesinde kullanılmakta olan veri kayıt sistemlerinin KVKK ve ilgili mevzuata uygun şekilde oluşturulduğu ve kullanıldığı periyodik olarak takip edilerek denetlenir ve bu konuda yetkili kılınan kişi veya kurula raporlama yapılır.

 

EKS, verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişileri kişisel verilerin hukuka uygun bir şekilde korunmasına ilişkin bilgi vermekle ve farkındalık yaratmakla; aynı zamanda bu kişilerle akdedilen sözleşmeler çerçevesinde kişisel verilerinin hukuka uygun şekilde korunmasına yönelik hükümler belirlemekle yükümlüdür.

 

10.2.3.   Kişisel verilerin yetkisiz bir şekilde ifşası durumunda alınacak tedbirler

EKS, kişisel verilerin yetkisiz bir şekilde ifşasının engellenmesine yönelik tedbirler almakla ve buna ilişkin iç politika oluşturmakla yükümlüdür. Buna ek olarak, söz konusu durumlarda EKS, veri sorumlusu olarak, kişisel verileri yetkisiz bir şekilde ifşa edilen kişileri ve Kurulu bilgilendirmekle yükümlüdür.

 

11.  İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI

 

11.1  Kişisel Verilere Erişim Hakkı

İlgili kişilerin bir ücrete tabi olmadan kişisel verilerine erişim hakkı bulunmaktadır. Bu nedenle EKS ilgili kişiye;

 

-Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,

-Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

-Kişisel    verilerinin    işlenme    amacını    ve    bunların    amacına    uygun    kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

-Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme isteğinde bulunma hakkı

 

olduğu bilgisini vermektedir.

 

11.2  Kişisel Verilerini Değiştirme veya Sildirme Hakkı

İlgili kişilerin bir ücrete tabi olmadan kişisel verilerini değiştirme veya sildirme hakkı bulunmaktadır.

 

Bu kapsamda ilgili kişinin;

 

-Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,

-Kişisel verilerinin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

-Yukarıda bahsedilen düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin, kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

-İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhe bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme

 

hakkı bulunmaktadır.

 

11.3  Kişisel Verilerin Güncelliğinin Sağlanması

KVKK uyarınca kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olmasını sağlama yükümlülüğü bulunmaktadır, bu sebeple kişisel verilerin doğru ve güncel tutulması açısından ilgili tarafından EKS’ye mevcut durum değişikliklerinin (Ulus Mah. Öztopuz Cad. No: 28 Beşiktaş/İSTANBUL adresine kimliğinizi teyit ve tevsik edici belgelerde eklemek suretiyle iadeli taahhütlü posta veya noter aracılığıyla yapılması) bildirilmesi gerekir.

 

12.  EKS’NİN BAŞVURULARA CEVAP VERMESİ

Grup Şirketleri’nin kişisel veri işleme faaliyetleri ile ilgili başvuruların ilgili Grup Şirketi’ne yapılması gerekmektedir. EKS’ye yalnızca EKS’nin KVKK kapsamında veri sorumlusu sayıldığı durumlarda başvuru yapılması gerekmektedir. Bu durum, EKS’nin doğrudan ilgili kişiden kişisel veri topladığı ya da ilgili Grup Şirketi ile EKS arasındaki veri paylaşımının KVKK kapsamında veri sorumlusundan veri sorumlusuna veri transferi sayıldığı durumlarda mevcut olabilmektedir. Bunlar dışında, ilgili Grup Şirketi’nin veri sorumlusu sayıldığı kişisel veri işleme faaliyetleri ile ilgili başvuruların EKS’ye değil, ilgili Grup Şirketi’ne yapılması gerekmektedir.

 

12.1  EKS’nin Başvurulara Cevap Verme Usulü ve Süresi

İlgili kişiler, EKS tarafından işlenen kişisel verilere en kısa sürede erişimi sağlamak adına ve yukarıda belirtilen hakların kullanılmasına yönelik EKS’ye talepte bulunabileceklerdir. EKS bu erişim taleplerini karşılamak adına gerekli başvuru kanallarını oluşturur. Başvurular en kısa sürede ve her halükarda KVKK’da öngörülen süre içerisinde cevaplandırılır.

 

İlgili kişiler, EKS tarafından açıklanacak ve yasal altyapısı sağlandığında Veri Sorumluları Sicili’nde ilan edilecek temsilciye başvurmalılardır. Veri sorumlusu temsilcisi, kişisel verilerin işlenmesi ve korunması ile ilgili talepleri niteliğine göre en kısa sürede ve her halükarda en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak veya Kurul tarafından ücrete ilişkin yayınlanacak tarifedeki koşulların oluşması durumunda tarifedeki ücreti karşılığında sonuçlandıracaktır.

 

Bu sürenin başlayabilmesi için ilgili kişiler tarafından yapılan talepler yazılı veya Kurul’un belirlediği diğer yöntemlerle veri temsilcisine gönderilmelidir ve ayrıca veri sahibinin kimliğini teyit ve tevsik edici belgelerde eklenmek suretiyle iletilmelidir. Kurul tarafından bir yöntem belirleninceye kadar yapılacak başvuruların yazılı olarak yapılması gerekmektedir. İlgilice yapılacak başvuru sırasında ilgilinin hangi hakkını kullandığını açıkça belirtmesi ve varsa bilgi ve  belgeleri  ile  EKS  Ulus Mah. Öztopuz Cad. No: 28 Beşiktaş/İSTANBUL kurumsal adresine iadeli taahhütlü mektup yoluyla veya noter aracılığıyla göndermesi gerekmektedir.

 

İlgili kişi tarafından yapılan talepler veri sorumlusu temsilcisi tarafından kabul veya gerekçesi açıklanarak reddedilir ve yazılı veya elektronik ortamda cevap bildirilir. Başvurunun kabul edilmesi halinde EKS tarafından gereği yerine getirilir ve EKS’nin hatasından kaynaklanması halinde alınan ücret ilgili kişiye iade edilir. Kişisel verilerinin işlenmesi/ değiştirilmesi/ silinmesi talebine ilişkin bazı durumlarda hukuki yükümlülüklerden dolayı veya KVKK’nın 5. ve 6. maddeleri uyarınca belirlenmiş diğer nedenler doğrultusunda talebe olumlu yanıt verilmemektedir. Bu durumda verilecek ret cevabında sebepleri ayrıntılı bir şekilde gerekçelendirilerek hukuki dayanağı bildirilecektir.

 

Başvurunun EKS tarafından reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi hallerinde; ilgili kişinin cevabı öğrendiği tarihten itibaren 30 gün ve her durumda başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kurul’a şikâyette bulunma hakkı bulunmaktadır.

 

12.2   EKS’nin Başvuruda Bulunan Kişisel Veri Sahibinden Talep Edebileceği Bilgiler

EKS, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir. EKS, kişisel veri sahibinin başvurusunda yer alan hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.

 

12.3  EKS’nin Kişisel Veri Sahibinin Başvurusunu Reddetme Hakkı

EKS aşağıda yer alan hallerde başvuruda bulunan kişinin başvurusunu, gerekçesini açıklayarak reddedebilir:

 

-Kişisel verilerin, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi,

-Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi,

-Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi,

-Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi,

-Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi,

-Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,

-Kişisel veri sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi,

-Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması,

-Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması,

-Kişisel veri sahibinin talebinin diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması,

-Orantısız çaba gerektiren taleplerde bulunulmuş olması,

-Talep edilen bilginin kamuya açık bir bilgi olması.